Fichero online para los Reportes

Kategorie: General
Archiv Icon Desde octubre del 2013, puedes usar la nueva versión de SISTRIX Toolbox para almacenar los documentos en un fichero online. Esta característica es realmente importante para las personas que no siempre puedan leer los correos electrónicos con documentos en PDF de forma inmediata, o para quienes quieren nuevamente revisar algún dato de antiguos documentos. El fichero puede ser personalizado bajo tu propio diseño y hacerlo disponible para los clientes.

Documentos en el fichero online

Crear un fichero con tu propio diseño

Tras acceder a tu cuenta, coloca el ratón sobre tu imagen de perfil, situada en la parte superior derecha para hacer visible el menú de configuraciones adicionales. Ahí, por favor haz clic en “configuración de documentos”, o usa el enlace directo https://es.sistrix.com/report/styles. En la parte superior del recuadro encontrarás un botón verde para “editar”. Haz clic para cambiar a la configuración del fichero de documentos.

Report-Settings

Configuración Básica

Como usuario de Toolbox, tu fichero de documentos tendrá su propio subdominio en “reporting.de”. En la configuración, primero, tendrás que escoger un nombre para tu subdominio. Adicionalmente puedes especificar un título para tu fichero, que será mostrado como titular para las páginas de tu fichero.

Choose the reporting.de hostname for your archive

Personalizar el diseño

Puedes realizar el diseño de tu fichero completamente a tu gusto. Las siguientes dos ideas pueden ayudarte en tu decisión.

  • Si diriges una agencia y utilizan SISTRIX Toolbox para crear documentos para los clientes, sería lógico diseñar el fichero online con el diseño corporativo de tu agencia.
  • Si utilizas Toolbox para la página web de tu propia compañía, podrías diseñarlo en base a la página web.

Para el tutorial, crearemos un fichero online para la página web chefkoch.de. Eso significa que utilizaremos un diseño similar al de la página web. Para ello, puedes modificar los diferentes elementos en SISTRIX Toolbox.

Change design settings with a live preview

Tanto si quieres cambiar el fondo de la página, los titulares o el sombreado del fondo de los recuadros, tienes amplia libertad con tu diseño. Para cambiar los colores, solo haz clic en el campo designado al color. Ahí, puedes ingresar un número hexadecimal (Ejemplo: #F3F3F3 para un gris claro) que encaje con tu página web.

El siguiente paso es escoger un logo. Puedes simplemente subir tu logo, decidir la alineación y guardar.

Choose a logo for the archive page

La última configuración te permite editar el texto del correo electrónico, el cual es enviado cuando un documento esté disponible. Como dueño de la cuenta, siempre recibirás los documentos en tu correo electrónico. En el caso de una agencia, no se enviará automáticamente a los clientes. Puedes configurar destinatarios adicionales de forma separada en los documentos PDF.

Choose the email text to be used in design templates

Puedes cambiar el nombre del remitente, el asunto y el cuerpo del texto para el correo electrónico. Si eres el único que recibirá estos correos electrónicos, puedes mantener la configuración predeterminada si lo deseas.

Si también quieres enviar automáticamente ese correo electrónico específico a los clientes, debes ir adiseño de plantillas y cambiar la configuración “.de” (directamente debajo del nombre del diseño) de SISTRIX hacia la opción de *.reporting.de y guardar los cambios.

Design-template: set up which email-text to use

Abrir documentos en el fichero

Ahora puedes acceder al fichero utilizando el subdominio de tu elección. En el tutorial, el ejemplo utilizado será http://tutorial.reporting.de/. Al principio, no encontrarás ningún tipo de información en esta página. Sin embargo, puedes ver que todas las configuraciones relacionadas con el diseño han sido incorporadas y el subdominio inmediatamente estará operativo.

Cuando un documento se envía automáticamente a través de nuestro sistema, una copia del mismo será guardada en el archivo.
El funcionamiento automático de los documentos se explica en nuestro tutorial relacionado.

Si abres un documento con SISTRIX Toolbox, podrás ver una identificación al final del URL (consiste en varios caracteres, números y letras).

Report ID in the URL bar

Toma esta identificación y colócala al final del URL en el fichero online. De esta manera, podrás acceder al fichero para este documento concreto. En el primer nivel, el fichero está separado por años. Haz clic en el año deseado para tener un resumen del calendario. Ahí, haz clic en un día para obtener un documento en PDF.

Online-Archiv für Chefkoch als Beispiel

Si tienes documentos para tus clientes, solamente dales el URL del subdominio en reporting.de, incluyendo la identificación al final, que los llevará directamente al documento deseado. De esta manera los clientes podrán tener acceso a los documentos en cualquier momento y no tendrás que enviarles los documentos en PDF cada semana.

Conclusión

El fichero online guarda los documentos en el correo electrónico, no tienes que guardar los documentos tú mismo. Adicional a esto, puedes tener acceso al fichero en cualquier momento para mirar los documentos anteriores siempre que los necesites. El único requisito para esto es que el documento sea enviado usando nuestro sistema (basta con que el documento sea enviado a tu dirección de correo electrónico). Como agencia, lo mismo sucede para los clientes a los que otorgues acceso al URL del fichero.

La forma de guardar los documentos en el fichero dependerá de la configuración para cada uno de ellos. Puedes enviar los documentos diariamente, semanalmente o incluso mensualmente. Puedes tener múltiples documentos importantes, no hay por qué preocuparse, puedes abrir cualquier documento que desees en el fichero siempre y cuando tengas la identificación única para ese documento.