Desde octubre del 2013 puedes usar la nueva versión de la herramienta SISTRIX para almacenar los documentos en un archivo online. Esta característica es realmente importante para las personas que no siempre pueden leer los correos electrónicos con documentos en PDF de forma inmediata o para quienes quieren nuevamente revisar algún dato de informes previos. El archivo puedes personalizarlo bajo tu propio diseño y hacer que esté disponible para los clientes.
Informes en el archivo online
Crear un archivo con tu propio diseño
Tras acceder a tu cuenta, coloca el ratón sobre «Informes» y haz clic en «Resumen». Una vez en la nueva página, ve al final de la misma donde encontrarás un apartado con el nombre «Diseño de plantilla». También podrás acceder directamente desde el siguiente enlace: https://es.sistrix.com/report/styles/editor/
Configuración básica
Como usuario de la herramienta tu archivo de informes tendrá su propio subdominio en «reporting.de». En la configuración, primero tendrás que escoger un nombre para tu subdominio. Adicionalmente puedes especificar un título para tu archivo, que será mostrado como titular para las páginas de tu archivo.
Personalizar el diseño
Puedes realizar el diseño de tu archivo completamente a tu gusto. Las siguientes dos ideas pueden ayudarte en tu decisión:
- Si diriges una agencia y utilizas la herramienta SISTRIX para crear documentos para los clientes sería lógico diseñar el archivo online con el diseño corporativo de tu agencia.
- Si utilizas la herramienta para la página web de tu propia compañía podrías diseñarlo en base a la página web.
Para el tutorial crearemos un archivo online para la página web sistrix.es. Eso significa que utilizaremos un diseño similar al de la página web. Para ello, puedes modificar los diferentes elementos en la herramienta SISTRIX.
Tanto si quieres cambiar el fondo de la página, los titulares o el sombreado del fondo de los recuadros tienes amplia libertad con tu diseño. Para cambiar los colores, solo haz clic en el campo designado al color. Ahí puedes ingresar un número hexadecimal (Ejemplo: #F3F3F3 para un gris claro) que encaje con tu página web.
El siguiente paso es escoger un logo. Puedes simplemente subir tu logo, decidir la alineación y guardar.
La última configuración te permite editar el texto del correo electrónico que es enviado cuando un informe esté disponible.
Como administrador de la cuenta siempre recibirás los documentos en tu correo electrónico. En el caso de una agencia, no se enviará automáticamente a los clientes. Puedes configurar destinatarios adicionales de forma separada en los documentos PDF.
Puedes cambiar el nombre del remitente, el asunto y el cuerpo del texto para el correo electrónico. Si eres el único que recibirá estos correos electrónicos puedes mantener la configuración predeterminada si lo deseas.
Si también quieres enviar automáticamente ese correo electrónico específico a los clientes, debes ir a diseño de plantillas y cambiar la configuración «.de» (directamente debajo del nombre del diseño) de SISTRIX hacia la opción de *.reporting.de y guardar los cambios.
Abrir informes en el archivo
Ahora puedes acceder al archivo utilizando el subdominio de tu elección. En el tutorial el ejemplo utilizado será http://tutorial.reporting.de/. Al principio no encontrarás ningún tipo de información en esta página. Sin embargo, puedes ver que todas las configuraciones relacionadas con el diseño han sido incorporadas y el subdominio inmediatamente estará operativo.
Cuando un informe se envía automáticamente a través de nuestro sistema, una copia del mismo será guardada en el archivo.
El funcionamiento automático de los informes se explica en nuestro tutorial correspondiente.
Si abres un informe con la herramienta SISTRIX podrás ver una identificación al final de la URL (consiste en varios caracteres, números y letras).
Puedes copiar esta identificación y pegarla al final del URL en el archivo online. De esta manera, podrás acceder al archivo para este informe concreto. Obtendrás el archivo separado por fechas, haz clic en un día para obtener un documento en PDF.
Si tienes informes para tus clientes solamente dales la URL del subdominio en reporting.de incluyendo la identificación final. De este modo los llevará directamente al informe deseado. De esta manera, además, los clientes podrán tener acceso a los informes en cualquier momento y no tendrás que enviarles los informes en PDF cada semana.
Conclusión
El archivo online guarda los informes en el correo electrónico y no los tienes que guardar tú mismo. Además puedes tener acceso al archivo en cualquier momento para mirar los informes previos siempre que los necesites. El único requisito para ésto es que el informe sea enviado usando nuestro sistema (basta con que el informe sea enviado a tu dirección de correo electrónico). Como agencia, lo mismo sucede para los clientes a los que otorgues acceso a la URL del fichero.
La forma de guardar los informes en el archivo dependerá de la configuración para cada uno de ellos. Puedes enviar los informes diariamente, semanalmente o incluso mensualmente. Puedes tener múltiples informes importantes, no hay por qué preocuparse. Puedes abrir cualquier informe que desees en el archivo siempre y cuando tengas la identificación para ese documento.
