Archivo online de los Informes

Desde octubre del 2013 puedes usar la nueva versión de la herramienta SISTRIX  para almacenar los documentos en un archivo online. Esta característica es realmente importante para las personas que no siempre puedan leer los correos electrónicos con documentos en PDF de forma inmediata o para quienes quieren nuevamente revisar algún dato de antiguos documentos. El archivo puede ser personalizado bajo tu propio diseño y hacerlo disponible para los clientes.

Documentos en el archivo online

Crear un archivo con tu propio diseño

Tras acceder a tu cuenta, coloca el ratón sobre «Informes»  y haz clic en «Resumen». Una vez en la nueva página, ve al final de la misma donde encontrarás un apartado con el nombre «Diseño de plantilla». También podrás acceder directamente en el sigueinte enlace: https://es.sistrix.com/report/styles/editor/

Configuración básica

Como usuario de la herramienta tu archivo de documentos tendrá su propio subdominio en «reporting.de». En la configuración, primero, tendrás que escoger un nombre para tu subdominio. Adicionalmente puedes especificar un título para tu archivo, que será mostrado como titular para las páginas de tu archivo.

especificar un título para tu archivo, que será mostrado como titular para las páginas de tu archivo de informe SISTRIX

Personalizar el diseño

Puedes realizar el diseño de tu archivo completamente a tu gusto. Las siguientes dos ideas pueden ayudarte en tu decisión:

  • Si diriges una agencia y utilizas SISTRIX Toolbox para crear documentos para los clientes, sería lógico diseñar el archivo online con el diseño corporativo de tu agencia.
  • Si utilizas la herramienta para la página web de tu propia compañía, podrías diseñarlo en base a la página web.

Para el tutorial crearemos un archivo online para la página web sistrix.es. Eso significa que utilizaremos un diseño similar al de la página web. Para ello, puedes modificar los diferentes elementos en SISTRIX Toolbox.

Ajustes generales del informe generado en SISTRIX

Tanto si quieres cambiar el fondo de la página, los titulares o el sombreado del fondo de los recuadros tienes amplia libertad con tu diseño. Para cambiar los colores, solo haz clic en el campo designado al color. Ahí, puedes ingresar un número hexadecimal (Ejemplo: #F3F3F3 para un gris claro) que encaje con tu página web.

El siguiente paso es escoger un logo. Puedes simplemente subir tu logo, decidir la alineación y guardar.

La última configuración te permite editar el texto del correo electrónico que es enviado cuando un documento esté disponible. Como dueño de la cuenta siempre recibirás los documentos en tu correo electrónico. En el caso de una agencia, no se enviará automáticamente a los clientes. Puedes configurar destinatarios adicionales de forma separada en los documentos PDF.

Puedes cambiar el nombre del remitente, el asunto y el cuerpo del texto para el correo electrónico. Si eres el único que recibirá estos correos electrónicos, puedes mantener la configuración predeterminada si lo deseas.

Si también quieres enviar automáticamente ese correo electrónico específico a los clientes, debes ir a diseño de plantillas y cambiar la configuración «.de» (directamente debajo del nombre del diseño) de SISTRIX hacia la opción de *.reporting.de y guardar los cambios.

Abrir documentos en el archivo

Ahora puedes acceder al archivo utilizando el subdominio de tu elección. En el tutorial el ejemplo utilizado será http://tutorial.reporting.de/. Al principio no encontrarás ningún tipo de información en esta página. Sin embargo, puedes ver que todas las configuraciones relacionadas con el diseño han sido incorporadas y el subdominio inmediatamente estará operativo.

Cuando un documento se envía automáticamente a través de nuestro sistema, una copia del mismo será guardada en el archivo.
El funcionamiento automático de los documentos se explica en nuestro tutorial relacionado.

Si abres un documento con la herramienta SISTRIX podrás ver una identificación al final del URL (consiste en varios caracteres, números y letras).

Identificación del informe en la pestaña de la  URL

Toma esta identificación y colócala al final del URL en el archivo online. De esta manera, podrás acceder al archivo para este documento concreto. En el primer nivel, el archivo está separado por años. . Ahí haz clic en un día para obtener un documento en PDF.

Archivo de informes de SISTRIX

Si tienes documentos para tus clientes, solamente dales la URL del subdominio en reporting.de incluyendo la identificación al final, que los llevará directamente al documento deseado. De esta manera los clientes podrán tener acceso a los documentos en cualquier momento y no tendrás que enviarles los documentos en PDF cada semana.

Conclusión

El archivo online guarda los documentos en el correo electrónico, no tienes que guardar los documentos tú mismo. Además puedes tener acceso al archivo en cualquier momento para mirar los documentos anteriores siempre que los necesites. El único requisito para esto es que el documento sea enviado usando nuestro sistema (basta con que el documento sea enviado a tu dirección de correo electrónico). Como agencia, lo mismo sucede para los clientes a los que otorgues acceso a la URL del fichero.

La forma de guardar los documentos en el archivo dependerá de la configuración para cada uno de ellos. Puedes enviar los documentos diariamente, semanalmente o incluso mensualmente. Puedes tener múltiples documentos importantes, no hay por qué preocuparse. Puedes abrir cualquier documento que desees en el archivo siempre y cuando tengas la identificación única para ese documento.